On rencontre les instruments de recherche dans les salles de lecture et sites internet des différentes archives (municipales, départementales, nationales, diocésaines, sociétés savantes, etc.). A quoi servent-ils ? Comment bien les utiliser? Comment chercher quand l’instrument n’est pas numérisé ?

Voici des pistes à partir d’exemple pour faire vos recherches sur le net et en salle de lecture.

C’est quoi un instrument de recherche ?

Un instrument de recherche est un document qui indique entre autres, la cote (la référence d’identification unique) d’un document d’archive qu’on peut ou qu’on souhaite consulter.

Il peut être 

• un inventaire sommaire (pour les séries anciennes) Exemple 🔗
• un répertoire numérique (analytique ou chronologique) Exemple 🔗
• un bordereau de versement d’un service administratif  Exemple 🔗
• en format papier (un classeur, un registre) disponible en salle de lecture
• ou en format numérique (traitement de texte, tableau, PDF, format XML) disponible sur un ordinateur ou sur internet.

Pour certains inventaires, il est précédé d’une introduction, d’une analyse synthétique du fonds, d’une bibliographie ou de ressources complémentaires à consulter. Il peut également être suivi d’un index par thème, par lieu, par nom.

Un inventaire ne concerne qu’une série ou sous-série (selon le type de classement archivistique). Par ce fait, il est différent d’un usuel qui regroupe des informations par thèmes : le plus connu et utilisé des généalogistes étant un document indiquant le bureau d’enregistrement auquel est rattaché une commune.

L’instrument de recherche est non exhaustif

L’instrument de recherche est là pour vous aider à trouver une cote, c’est à dire la référence qui permettra au personnel des archives d’aller chercher le document à consulter.

Pour des recherches simples, l’inventaire vous indiquera de manière sûre la cote du document recherché. Par exemple si vous cherchez la matrice cadastrale d’une commune pour une période donnée. Exemple 🔗

 Mais gardez à l’esprit que l’instrument de recherche n’est pas le reflet exact de l’ensemble du contenu de l’archive.

Par exemple vous trouverez sur l’inventaire « délibérations de conseil municipal.» Mais quand vous consulterez le registre vous découvrirez

-       des décisions sur le balayage des rues,

-       le prix de la place des foires,

-       le budget alloué pour les aliénés domiciliés dans la commune, etc.

C’est à dire des sujets qui n’ont pas été précisés dans l’instrument de recherche.

Les instruments de recherche en ligne

Les archives mettent de plus en plus d’instruments de recherche sur leur site internet. C’est une excellente initiative car cela permet de les consulter à sa guise, à son rythme et à tout moment. Ainsi vous pouvez préparer votre venue en salle de lecture. Car, non, tout n'est pas sur internet!

A ce jour, on trouve indifféremment :

• des inventaires originaux scannés Exemple 🔗
• des inventaires créés ou convertis dans un format bureautique puis diffusés au format PDF. Exemple 🔗
• ou laissé dans un format permettant la recherche. Exemple 🔗
• des inventaires numérisés et disponibles en mode visionneuse. Exemple 🔗
• des pages internet au format HTML. Exemple 🔗
• des pages au format XML. Exemple 🔗

La cible est de disposer des instruments au format xml pour permettre les échanges entre les plates-formes. A terme, on peut imaginer avoir accès à un moteur de recherche unique pour toutes les archives, qu’elles soient municipales, départementales, nationales.

Ne pas se priver de la technologie : la recherche par mot clé

Avec la mise en ligne des inventaires, on ouvre la possibilité aux chercheurs d’utiliser un moteur de recherche. Il suffit alors de taper un mot pour obtenir les résultats contenus dans les documents numérisés, océrisés ou indexés en mot matière.

Si vous recherchez votre ancêtre forain, vous pouvez taper le mot forain dans ce module de recherche 🔗

 Au moment de la rédaction de ce billet, il y a 443 résultats dans 101 instruments de recherche plus 107 résultats dans l’indexation collaborative.

Cependant, il vous faudra faire du tri : une succession foraine n’a rien à voir avec un marchand forain. Un document de l’ancien régime est peut-être hors de votre période de recherche.

Si vous connaissez le cadre de classement, dont nous reparlerons plus loin, le tri sera plus rapide.

Si vous recherchez un mot et qu’il n’apparait pas dans les résultats, c’est peut-être parce que l’inventaire n’est pas encore intégré au moteur de recherche.

Le mot matière, un travail qui paye

Le mot matière, c’est un travail archivistique subjectif et chronophage mais au combien utile pour les chercheurs. Il permet de signaler une matière, un sujet de recherche alors que le mot n’est pas présent dans l’inventaire.

Un exemple ? Vous recherchez l’expression « Espace vert » dans la zone recherche libre de ce moteur de recherche 🔗? Vous n’obtenez aucun résultat.

Si vous tapez la même expression dans la zone Matières, vous en aurez 487. Grâce au travail des archivistes.

Un autre exemple dans les inventaires de presse et de revues. Il est important d’avoir un peu plus que le titre.

Par exemple comment savoir ce qu’on peut trouver dans le journal l’Emancipateur si l’archiviste n’a pas fait un travail de mot matière ? 🔗

Les limites de la recherche assistée par ordinateur

L’intelligence artificielle permet à un ordinateur d’extrapoler ce que vous rechercher et de vous proposer des réponses en rapport avec votre recherche ou parfois de corriger vos erreurs de frappe.

Seulement, il y a des limites à ce type de recherche :

1) les instruments de recherche qui sont en ligne mais qui ne sont pas océrisés. Exemple 🔗 Il vous faut les parcourir comme s’ils étaient dans un format papier (ou les océriser vous même !)

2) les instruments de recherche qui ne sont en ligne ne sont pas interrogeables à distance. Dans ce cas, il vous faudra recourir à la méthode ancienne : les inventaires papier.

Les inventaires papier - une formule (encore) très utilisée

Tous les sites des archives départementales ne mettent pas à disposition les inventaires même dans un format PDF équivalent à ce qui est disponible en salle de lecture.

Quant aux archives municipales, hormis quelques grandes villes, vous ne trouverez pas les instruments de recherche en ligne.

L’inventaire papier reste donc une norme dans beaucoup d’endroit.... et avec du papier, difficile de faire une recherche d’un mot clé s’il n’y a pas d’index !

Autre inconvénient de l’inventaire papier, c’est qu’il est consultable en salle de lecture, donc pas de chez vous. Et dans certaines salles, il faudra même négocier avec les autres chercheurs qui veulent consulter le même inventaire que vous en même temps que vous.

Enfin, l’organisation des inventaires papier n’est pas thématique mais elle suit le cadre de classement.

Un classement structuré et organisé

Chaque niveau d’archives (nationales, départementales, communes) a depuis le 19^ème siècle ses documents classés de manière organisée et identique à chaque échelon. C’est le cadre de classement.

Ainsi, si vous faites une recherche sur un document de justice en 1880, il sera forcément dans la série U quelle que soit les archives départementales que vous fréquentez.

Le cadre de classement est organisé par période, puis par thématique.

Comme évoqué précédemment, même en ayant des inventaires numérisés, il peut être important de comprendre cette organisation.

Voici les principaux cadres de classement selon les lieux d’archives.

Le classement orienté matière

Le cadre de classement vous semble compliqué ? C’est un peu normal. Cependant vous avez toujours la possibilité de solliciter le personnel des archives pour vous aider en salle de lecture.

Mais revenons un instant sur les sites avant de parler des recherches dans les inventaires papier.

Certaines archives départementales ont mis en place une technique simple : organiser votre recherche par thème plutôt que par série.

Voici un exemple avec un inventaire par séries 🔗et le même par thèmes. 🔗

Vous pourrez constater que vous trouvez plus rapidement les instruments de recherche concernant l’instruction publique par thèmes.

La recherche en mode cadre de classement

Vous êtes dans le cas où il n’y a pas de moteur de recherche sur votre site internet, ou bien les inventaires ne sont pas en ligne. Il vous faut rechercher dans le cadre de classement sur des inventaires papiers.

La démarche est différente du moteur de recherche.

Oubliez le « qui ? »

Si vous avez faites des recherches généalogiques, vous utilisez probablement des indexations faites par des institutions, des associations, des particuliers ou des professionnels, des sociétés commerciales. Ces bases de données vous demandent de préciser qui vous cherchez. La plupart du temps, le nom patronymique est obligatoire... ce qui réduit les possibilités de recherche.

Dans les instruments de recherche, il y a parfois le patronyme qui vous intéresse 🔗 , mais la plupart du temps, il vous faudra savoir ce que vous recherchez pour trouver la personne. Car non, définitivement, il n’y a pas un dossier de votre grand père contenant l’ensemble de sa vie aux archives.

Il vous faut donc oublier « le qui ? », c’est à dire la personne que vous cherchez.

Il y a quand même un « qui ? »

Oublier le « qui ? » pas tout à fait. Car pour être précis, il y a bien un « qui » mais celui ci est le « service versant », c’est à dire l’administration qui a confié ses archives.

Par exemple, consultez cet inventaire de la série T 🔗

Dans l’inventaire, il y a des fonds provenant de la préfecture, du rectorat, de l’inspection académique, des établissements scolaires. Selon « qui » a confié ses archives, on n’aura pas forcément les mêmes documents. Par contre, il n’y a pas « qui » (quel professeur) enseignait.

Utilisez le « Quand ? Quoi ? Où »

Comme évoqué, le cadre de classement est organisé par période, puis par thématique. C’est le « Quand ? » et le « Quoi ? »

Voici des exemples issus d’internet pour illustrer avant et après Révolution française.

Aux archives nationales, vous choisissez d’abord la période (le quand) avant de choisir le sujet 🔗

Idem pour les archives départementales quand on a accès au cadre de classement 🔗

On trouve la même démarche dans les archives municipales🔗

Pour certaines séries, une fois la série trouvée, vous pourrez affiner votre recherche en fonction du lieu (le Où ?). C’est le cas notamment pour les séries concernant la justice, des hypothèques et enregistrement, des sous préfectures, etc. 🔗

Imaginer le chemin du document et trouver du vocabulaire

Il vous faut imaginer le chemin du document lorsqu’il a été créé.

Si je vous envoie un courrier, celui-ci sera conservé chez vous. C’est donc chez vous que mes descendants pourront trouver la trace de ma prose, pas dans mon tiroir.

Si je suis un étranger et que je fais une demande de naturalisation. Je vais aller à la mairie pour déposer un dossier. Celui ci sera transmis (selon les périodes) au juge de paix, au sous préfet, au préfet, au ministère, le tout après une enquête de gendarmerie et des échanges avec les départements où j’ai déjà résidé. Si le dossier est validé, un décret paraitra au journal officiel, dont j’obtiendrai une copie et on récupèrera ma carte d’identité d’étranger pour la classer.

Vous avez donc une chance de pouvoir trouver des traces de cette demande dans les archives de tous les services que je viens de citer. Et cette chance peut s’avérer essentielle si un des documents que vous souhaitez consulter est en lacune, détérioré, non déposé aux archives, ou parti en restauration ou en numérisation !

Par ailleurs, il faut trouver le bon vocabulaire. Vous cherchez la trace du passage d’une personne en prison, peut-être qu’il vous faut rechercher dans les archives des «établissements pénitentiaires » et pas uniquement au mot prison.

Encore quelques conseils

Connaitre le cadre de classement ne fait pas de vous un bon chercheur et il n’est pas utile de le savoir par cœur. Privilégiez de partager avec les archivistes le sujet de votre quête. Certains ont des capacités à trouver des ressources d’une manière aussi rapide et fiable que les moteurs de recherche !

Dans ces échanges humains, bannissez l’usage abusif du cadre de classement. D’ailleurs, si vous allez dans une commune, le secrétaire vous appréciera d’autant plus si vous demandez à consulter les délibérations de conseil municipal, plutôt que de lui parler du contenu de la série 1D !

Les inventaires peuvent contenir des erreurs (de frappe, de décalage de ligne), ils peuvent aussi être mis à jour (ajout d’information, re-cotation). Signalez les erreurs potentielles à votre président de salle et veillez à consulter la dernière version de l’inventaire (pas celle que vous avez téléchargé il y a longtemps).

Dans les inventaires sommaires des séries anciennes, on trouve parfois un descriptif poursuivi de points de suspensions. Dans tous les inventaires, on lit régulièrement le mot divers. Encore une fois, rappelez vous que l’instrument de recherche n’est pas exhaustif sur le contenu de la liasse ou du registre.

C’est une fois le document arrivé sur votre table de travail que la vraie recherche commence.

Cet article est rédigé dans le cadre la participation au salon Gene@event2021.

©2021 Généalanille  - Article publié le 5 octobre 2021

Suite à la publication cet article, une proposition a été émise par Mr Legoux à destination des archivistes via leur site Web. Puissent-t-ils réfléchir à cette suggestion....

Citation avec l'accord de Mr Legoux

« Privilégiez de partager avec les archivistes le sujet de votre quête"

J'étais aux AD il y a qq jours et les conseils des archivistes sont réels

Mais à distance rien. Si les auteurs des sites web pouvaient mettre un système de tchat avec eux, le concept de SIV serait complet.