Utiliser le fichier mobile

Comment utiliser le fichier mobile en généalogie ? Un peu d’histoire pour comprendre à quoi il sert et quelques astuces pour faire avec, ou s’en passer.

exemple de fichier mobile

Un fichier pour remplacer des tables

C’est un 1865 qu’est inventé le « fichier mobile » au sein des services de l’enregistrement. Son vrai nom est le « bulletin mobile. » Il est destiné à remplacer toutes les tables diverses et variées (sauf celles des successions et absences) pour devenir

  • l’équivalent d’une table unique,
  • un outil évolutif.

Ce fichier a pour but de trouver rapidement le volume et la case d’un nouveau registre : le répertoire général, appelé également « répertoires des enregistrements et déclarations pour servir à la recherche des droits celés »

Un outil trié, évolutif et encombrant

Contrairement aux tables alphabétiques qui sont remplies par première lettre (A, B, C…) puis chronologiquement (et avec parfois des renvois à un autre folio et/ou à un autre volume), le bulletin mobile permet un classement strict.

D’une table pseudo alphabétique à un fichier

On appelle cela un classement dictionnairique. Et cela à deux niveaux, les noms d’abord, puis pour tous les homonymes (tous les Durand par exemple) par prénom (Alain, puis Jean, puis Jean-Pierre…)

En gros, c’est l’équivalent d’un tri d’un fichier dans votre tableur (excel par exemple) sur la colonne nom puis sur la colonne prénom.

Et comme ce sont des petites fiches cartonnées (format A6), on peut ajouter une fiche à la bonne place et enlever celles qui n’ont plus d’utilité (quand la personne est décédée). C’est l’idée du mot « mobile ».

L’inconvénient de ce fichier est la place qu’il occupe. Imaginez que la consigne est de le classer par centaines de fiches  avec des cartons plus épais avant la première et derrière la dernière fiche, le tout attaché par un lacet… Imaginez aussi si vous échappez un paquet…

Sur une fiche

Les fiches sont classées en mode alphabétique,

  • au nom de jeune fille pour les femmes,
  • au nom patronymique pour ceux qui ont une particule,
  • à leur nom propre pour les villes, communes, départements
  • à l’orthographe la plus utilisée, quitte à avoir un renvoi au nom moins utilisé. Par exemple, on classe à Aygalenq, tous les Aigalenc, Aigalenq, Aygalenc.

Par ailleurs, la fiche comporte à minima le nom, et le prénom, la commune (avec les changements de domicile), la profession (ou mineur pour les enfants), le nom de l’épouse (ou de l’époux) et bien entendu le numéro de volume et celui de la case. Ces références sont notées avec les abréviations v et c, ou juste séparées par un tiret ou un trait, ou inscrites dans une zone pré imprimée.

Case sur fichier mobile

Il peut y avoir un ou plusieurs N° de volumes et de cases quand la personne (ou la société) a beaucoup de transactions à enregistrer.

Les dates de décès et référence de successions peuvent être indiquées. Parfois, il y a la date de naissance. Parfois on trouve au verso d’autres informations (les baux par exemple).

S’en servir…

Quelle période?

Le fichier mobile est à utiliser pour rechercher la case du répertoire général d’une personne physique ou morale pour la période 1866 à 1969 (environ). Donc pas avant, pas après.

Quel bureau?

Cette case correspond aux transactions enregistrées dans un bureau d’enregistrement dont dépendent un certain nombre de communes. Si l’information de quelle commune est rattachée à quel bureau n’est pas présente dans l’inventaire ou dans un usuel, demandez à votre président(e) de salle de lecture. Vous pouvez aussi rechercher par ce biais.

Les bureaux d’enregistrement ont évolué au fil du temps (création/suppression). Pour les bureaux regroupés, le fichier mobile peut être une véritable surprise :

  • les fiches des anciens bureaux ont été fusionnées avec le fichier du bureau actuel,
  • elles n’ont pas été conservées,
  • elles sont classées au nom de l’ancien bureau….

L’enregistrement des actes est réalisé (selon les instructions de 1865) soit au domicile de la personne (notamment les testaments, contrats de mariage), soit au lieu des immeubles. L’information entre les bureaux se fait par le biais de renvois qui n’ont majoritairement pas été conservés dans les archives. Si vous avez un doute, cherchez dans les deux bureaux, s’ils sont différents.

Une case ou plusieurs?

Une personne peut avoir plusieurs cases pour un bureau… mais elle peut aussi avoir une case dans plusieurs bureaux, notamment suite à un changement de résidence.

Communicable?

La communication du fichier mobile peut être soumise à un délai de communicabilité ou à la sollicitation du personnel des archives (fiches mal classées). Dans ce cas, si vous ne consultez pas vous-même le fichier, pensez à demander les références des parents/enfants de la personne que vous recherchez.

… ou s’en passer

Fiches cimetières ou fichier mobile?

Vous n’avez pas trouvé de fiche ? Comprenez que le fichier mobile que vous avez devant les yeux peut

  • contenir uniquement les fiches des personnes vivantes (au moment du versement aux archives)
  • ne contenir que les fiches des personnes décédées (on parle alors de fiches cimetières)
  • avoir un mixte des deux : les vivants et les morts
  • ne pas avoir été très bien conservé et avoir des lacunes.

Pas de fichier conservé

Il est fréquent de ne pas avoir de fichier mobile pour un bureau. Dans ce cas, vous pouvez quand même tenter de retrouver le volume et la case du répertoire général. Vérifiez préalablement que les répertoires ont été conservés et sont communicables…

Puis cherchez tout acte qui est susceptible d’être dans le répertoire grâce :

  • aux contrats de mariage dans l’état civil
  • aux papiers familiaux dans vos tiroirs et greniers (actes notariés, actes SSP)
  • à la déclaration de succession de la personne recherchée
  • aux minutes du notaire « préféré » de la famille
  • aux transcriptions des hypothèques (si vous avez la chance d’avoir des tables et des répertoires de formalités)
  • voire même aux matrices cadastrales pour trouver un autre intervenant.
schéma du fichier mobile

Vous trouverez alors les références (volume/case)

  • dans la marge de l’enregistrement de l’acte dans les ACP pour les actes notariés,
  • dans la marge de l’enregistrement de l’acte SSP s’il est enregistré,
  • et dans la marge de la succession.

Cherchez la famille!

Et si l’information continue de vous échapper, recommencez cette recherche pour les enfants, les parents et les autres intervenants (c’est à dire quand un bien a été vendu ou acheté à une autre famille).

Pour conclure, je vous déconseille fortement de prendre chaque répertoire et de tourner les pages jusqu’à tomber sur la bonne personne!

Pour rappel, fichier mobile, répertoire général, ACP, SSP et successions sont en série Q des archives départementales. Il vous faut vous déplacer en salle de lecture pour les consulter.

© 2021 Généalanille

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